No hay negocio en la actualidad que no tenga pensado invertir en soluciones informáticas que potencien sus capacidades de gestión o administración. Dentro de las soluciones de software más buscadas, una elemental es la de los sistemas administrativos.
Como su nombre ya lo sugiere, un sistema administrativo es una solución de software para que los negocios puedan automatizar y gestionar con mayor eficiencia todos los procesos burocráticos, de contabilidad, de facturación, nóminas, compras y ventas. Todo de manera centralizada y sin vivir esclavos de las hojas de Excel, algo que aparte de rudimentario y tener propensión a errores, es poco eficiente.
Ventajas de implementar un sistema administrativo en el negocio
Muchos propietarios de negocios pudieran llegar a pensar que no hace falta implementar este tipo de soluciones o que no es el momento, puesto que están pensadas para empresas más grandes. Y nada más lejos de la realidad.
La utilización de sistemas administrativos está cada vez más extendida en las empresas, y más aún si se tiene en cuenta que la simple implementación de los mismos trae consigo muchas ventajas:
- Reducción de costes: no solo porque menos personal tendrá que encargarse de las tareas administrativas, sino porque se reducen errores y se optimizan los tiempos de trabajo de cada uno de los procesos internos. Todo se traduce en una importante reducción de la necesidad de horas a pagar cada mes, lo que aumentará la rentabilidad.
- Aumento de la productividad: los programas administrativos automatizan decenas de procesos contables, de facturación, de gestión de inventario y de nómina por ejemplo. Dicha automatización hace que no se tenga que perder tiempo haciendo tareas repetitivas y manuales, lo que aumenta la eficiencia del personal, que aparte se podrá dedicar a realizar tareas más complejas dentro del negocio.
- Mejora en la toma de decisiones: todo dueño de un negocio debe tomar decisiones. Cada decisión trae atada la sombra de una rentabilidad probable. Mientras mejores sean los datos que se usan para respaldar las decisiones que se toman, mejores serán los resultados y la rentabilidad esperada. Utilizar un sistema administrativo permite tener todos estos datos en un solo lugar, incluso con acceso a informes generados de forma inteligente para optimizar las decisiones.
- Competitividad: por más que se crea que para muchos negocios aún no es el momento de invertir en un sistema administrativo, lo ideal es mirar alrededor para notar que la mayor parte de los competidores directos ya están invirtiendo en esto. Implementarlo permite competir mejor en un mercado más dinámico.
Principales características
Cada sistema administrativo se diferencia del resto porque sus características, funcionalidades y módulos serán también distintos. Sin embargo, teniendo en cuenta que todos están pensados para el cumplimiento de propósitos similares, haciendo énfasis en los módulos más comunes se podrá llegar a alcanzar el conocimiento sobre sus características y virtudes en cada caso de uso concreto:
- Ventas: la optimización de los procesos de ventas con puntos de venta, control de caja, facturación, tienda en línea, programas de lealtad o cálculo de promociones, hace que la relación entre clientes y vendedores sea mejor.
- Compras: emitir y gestionar órdenes de compra, entradas a almacén, pedidos de sucursales o pagos a proveedores, pero también tener los datos a mano sobre cuentas por pagar o gastos, hace que siempre se tenga conciencia de cuánto está costando mantener el negocio andando.
- Gestión de inventario: traspasos, auditorías, etiquetas de mercancías, trazabilidad, entre otros procesos administrativos dentro de la gestión de stock, se pueden automatizar gracias a un sistema administrativo de calidad. Administración general: gestionar la producción, los bancos, la conciliación con estos o la gestión con los deudores, todo desde un mismo panel que se coordina con el resto de los módulos, para tener una visión clara y estratégica de las cuentas del negocio.
Lógicamente, dependiendo de la complejidad del negocio y sus necesidades de administración, los sistemas administrativos pueden tener módulos adicionales, como los relacionados con los impuestos, la gestión de clientes y de nóminas.
