El control de costes consiste en supervisar y gestionar los gastos de una empresa para mantenerlos bajo control y optimizar el uso de los recursos financieros. Esta estrategia es fundamental, puesto que permite mantener la rentabilidad, mejorar la eficiencia operativa y tomar decisiones acertadas relacionadas con la asignación de recursos.
#1 Análisis de los gastos actuales
Antes de implementar alguna estrategia de control de costes, hay que comenzar por realizar un análisis exhaustivo de los gastos actuales. Para esto, se debe revisar con detalle cada parte del presupuesto e identificar aquellas en las que pueden hacer ajustes.
El paso inicial es examinar los gastos con el fin de determinar cuáles son esenciales, cuáles se pueden reducir y cuáles pueden ser eliminados, por ser innecesarios. Por ejemplo, podría ser el caso de algunos servicios, suministros o suscripciones que ya no son necesarios para el funcionamiento de la empresa.
Por otro lado, es aconsejable crear relaciones sólidas con los proveedores y negociar mejores condiciones.
#2 Usar instrumentos que permitan el control de gastos
Instrumentos financieros como las tarjetas corporativas American Express, son una herramienta efectiva para el control de gastos en la empresa, puesto que permiten realizar pagos y transacciones de manera conveniente y controlada, a la vez que brindan beneficios adicionales en términos de seguimiento y gestión de gastos mediante plataformas online y reportes financieros especiales sobre el gasto de las tarjetas.
Estas plataformas de gestión de gastos permiten un seguimiento detallado de cada transacción, facilitando la visibilidad de los gastos en tiempo real, lo que a su vez ayuda a identificar áreas donde se pueden realizar ajustes y reducir costes.
Además, las tarjetas corporativas permiten establecer límites de gastos para cada empleado o departamento. Esto hace más fácil el control y regulación de los gastos, evitando excesos o gastos no autorizados.
Asimismo, hacen posible la disminución de costes al reducir tareas administrativas, como reportes, domiciliación de pagos y administración online. Para solicitar en línea tarjetas corporativas American Express debes completar el formulario que encontrarás en el enlace anterior, para que un asesor comercial se ponga en contacto contigo vía telefónica.
#3 Optimización de procesos y recursos
Eliminar procesos ineficientes o redundantes puede generar ahorros importantes. Para lograrlo, se deben examinar las operaciones internas y flujos de trabajo en busca de formas de simplificar, automatizar o reestructurarlos para reducir costes y mejorar la productividad.
También, contar con un inventario excesivo se traduce en costes innecesarios, lo que exige implementar un sistema de gestión de inventario eficiente que ayude a minimizar los costes asociados con el almacenamiento, el vencimiento y el desperdicio de productos.
#4 Promoción de la eficiencia energética
La eficiencia energética tiene dos ventajas importantes para las empresas. Por un lado, es una forma práctica de controlar los costes a largo plazo y, por otro, ayuda a reducir el impacto ambiental.
Esto implica la adopción de tecnologías y equipos más eficientes desde el punto de vista energético, como iluminación LED, sistemas de climatización eficientes y equipos de oficina de bajo consumo energético. A largo plazo, esto se traduce en ahorros significativos en los costes del uso de la energía.
Por supuesto, la concientización y educación del personal en materia de eficiencia energética es esencial y puede marcar la diferencia en los costes de la empresa en conjunto.
#5 Externalización y colaboración
Delegar a terceros ciertas funciones o colaborar con otras empresas resulta también beneficioso para controlar los costes. Aquellas tareas que no son el núcleo central de la organización pueden externalizarse para reducir los costes operativos. Aquí pueden incluirse áreas como el marketing digital, el mantenimiento de las instalaciones y la contabilidad, por mencionar solo algunas.
Es también buena idea analizar el mercado en búsqueda de oportunidades de colaboración con otras empresas. Y es que, compartir recursos (instalaciones, equipos o servicios) permite a la vez compartir costes. Esta técnica resulta apropiada sobre todo para pequeñas y medianas empresas que buscan ser más eficientes y reducir sus gastos generales.
