Daniel Flores, experto en repositorios históricos digitales de la Universidad Federal Fluminense de Brasil, dictó la conferencia “Del papel a la nube: el rol de los repositorios digitales confiables archivísticos en la transformación digital”, con lo cual abrió las 21 Jornadas Archivísticas que realiza la Universidad de Colima que convocó la Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior (RENAIES).
En su disertación, realizada en el auditorio de la Facultad de Ciencias Políticas y Sociales del campus norte, planteó la transformación digital de archivos de distintas índoles como una tarea urgente que debe reemplazar la producción, mantenimiento, preservación y acceso seguro de soportes digitales analógicos, por sólo digitales.
Aseguró que, en estos temas “tenemos un reto tremendo de transformación digital del papel, de lo analógico hacia lo digital, para almacenarlo en la nube, pero con características que le permitan ser auténtico, confiable y seguro para que nunca sean objeto de alteraciones ni falsificaciones”.
Así, planteó la siguiente cuestión: “¿Estamos digitalizando documentos, actas, memorandos, fotografías en PDF o en datos? La diferencia significa un dato de opacidad para las y los usuarios, porque el formato PDF no es útil para su reutilización, no sirve para el cruzamiento de datos ni para preservar. Ahora, en 2023, necesitamos documentos en datos”, afirmó.
Destacó que las universidades necesitan tener una visión basada no sólo en los bienes materiales y sus documentos, sino en los sistemas digitales de acceso: un lugar de memoria digital. Aseguró que los archivos son parte de sus bienes, por lo cual se requiere ‘patrimonializar’ estos lugares de memoria digital.
Lo anterior significa, continuó, “no sólo preservarlos de manera analógica o en el edificio del Archivo, sino en entornos digitales como sería una plataforma digital de transparencia activa, para ofrecer acceso a la memoria como una construcción social, a la memoria y al testimonio, y con ello a la ciudadanía”. Estos archivos, precisó, deben ser mantenidos en repositorios digitales confiables, auténticos y preservables en cadena de custodia.
En este sentido, Daniel Flores dijo que existe la creencia de que al firmar digitalmente un documento éste se vuelve auténtico y preservado, pero esto no es cierto técnica, científica y jurídicamente. Además, dijo que las copias de respaldo y réplicas de datos no son lo mismo que una Preservación Digital Sistémica (PDS) y que “los registros digitales nunca serán objetos del crimen, de alteraciones, falsificaciones, etcétera”.
Por lo tanto, el catedrático brasileño aseguró que la producción, mantenimiento y uso de documentos hasta su disposición final, requiere la graduación de requisitos para la gestión documental orientada a modelos de negocios u operadores de normas de gestión de documentos como los MoReq, DIRKS, DoD, e-ARQ, MoReq-JUS, y otros más.
Aseguró que el archivamiento es un imperativo jurídico porque la preservación digital debe ser implementada, auditada y certificada en repositorios archivísticos digitales confiables: “Es el entorno necesario y recomendado para la preservación digital sistémica; es importante, asimismo, la cadena de repositorios digitales, requisito fundamental para la garantía de autenticidad y confiabilidad de los documentos de archivos”, aseguró.
“La firma digital garantiza la autoría y el principio de no repudio jurídico, pero no la autenticidad o la preservación, que son dos cosas muy distintas que esta firma digital no consigue”, comentó.
Brasil, expuso, ya se encuentra en esta transformación digital desde hace algunos años, lo que habla de una madurez digital en sus archivos que les representa factores de valor en estos modelos de negocios y gestión, en la conectividad en tiempo real con los usuarios, en los procesos de la experiencia de usuarios y en el análisis de datos para una mejor toma de decisiones.
Agregó que una investigación financiada por una agencia brasileña para investigar la seguridad de los archivos en la nube, encontró la falta de requisitos en los sistemas de almacenamiento de documentos de archivo.
Sobre actuales formas de archivar y preservar, preguntó a los oyentes en qué formatos digitalizan y si como archivistas o custodios de la memoria ofrecen a los usuarios el lugar y entorno digital para meter un documento, acta, memorando, video con acceso clasificado, y la posibilidad de navegación multinivel y vínculo archivístico. A lo cual añadió que podrían tener acceso a través de un correo electrónico que sea un espacio efectivo para la activación y estimulación de la memoria.
Citó al autor Lorenz Simon, quien señala que, si bien la memoria es básicamente un proceso interno, su proyección no se produce en el vacío: “La memoria necesita ser activada, resignificada y rememorada en un espacio provechoso y digital”, enfatizó.
Por último, dijo que el escenario actual en 2023 requiere documentos en línea, en dispositivos, tablets, smartphones y en plataformas que, mediante requisitos y documentos en datos se puedan descargar, interoperar y reusar.
